Vacature Verantwoordelijke Onthaal en Vrijwillgerswerking

Het nieuwe Cultuurcentrum De Grote Post wordt het kloppende hart van de Stad aan Zee. Cultuurcentrum De Grote Post opende eind december 2012 de deuren en wil van bij de start een avontuurlijk en toegankelijk huis met vele kamers voor vele publieken zijn. We hebben daarvoor vele troeven in handen: een uniek gebouw dat een prachtige metamorfose onderging; de stad Oostende met haar fascinerende geschiedenis, diverse bevolking en internationale uitstraling; en een  dynamisch  cultureel  landschap  waarin  talrijke  artiesten  en  spelers  al  schitterend  werk leveren.

 

Het Cultuurcentrum wordt gerund door een vzw (EVA), onder leiding van een algemeen zakelijk directeur en een artistiek leider. Om het team te versterken zoekt De Grote Post gedreven en talentvolle medewerkers. Zo is er momenteel een vacature voor een:

 

 

Verantwoordelijke Onthaal (publiek, gasten en artiesten) en Vrijwilligerswerking (m/v)

 

 

 

 

 

Doel van de Functie

 

Plannen, coördineren en controleren van alle activiteiten gerelateerd aan het onthaal van publiek, artiesten en derden, zowel voor de eigen als de externe producties, teneinde een efficiënt en klantvriendelijk onthaal te verzekeren.

 

 

 

Context / Omgeving

 

Cultuurcentrum De Grote Post opende eind december 2012 de deuren en wil van bij de start een avontuurlijk en toegankelijk huis met vele kamers voor vele publieken zijn. We hebben daarvoor vele troeven in handen: een uniek gebouw dat een prachtige metamorfose onderging; de stad Oostende met haar fascinerende geschiedenis, diverse bevolking en internationale uitstraling;

en een dynamisch cultureel landschap waarin talrijke artiesten en spelers al schitterend werk leveren. Er moet dus niet helemaal van nul begonnen worden: enerzijds moet De Grote Post verbinden en versterken wat er al is, anderzijds moet het cultuurcentrum ook resoluut voor een

eigen profiel en accenten kiezen.

 

 

 

Kernresultaatgebieden

 

·         Plannen, coördineren en controleren van alle onthaalactiviteiten en vrijwilligers (ontvangst, begeleiding, verkoop van drank en programmaboekjes, ticketcontrole, inrichting artiestenfoyer en loges…) om het publiek, de artiesten en andere derden een zo aangenaam mogelijke voorstelling te bezorgen.

·         Vertalen van de opgemaakte plannen in personeelsbehoeften en naargelang deze

behoefte het juiste aantal vrijwilligers oproepen dat vereist is voor het efficiënt en veilig uitvoeren van de onthaalactiviteiten.

·         Opstellen van werkschema’s, regels en procedures voor de onthaalmedewerkers

(vrijwilligers) om het kader te bepalen waarin hun werkzaamheden zullen plaatsvinden.

·         De vrijwilligersadministratie (planningen, contracten, vergoedingen, …) beheren.

·         Leiden, motiveren en evalueren van de vrijwilligers zodat elk van hen zich optimaal kan inzetten.

·         In samenspraak met de veiligheidsadviseur zorgen voor de organisatie en het inoefenen van het evacuatieplan opdat een effectieve evacuatie zo optimaal mogelijk kan verlopen.

·         Bijhouden van de voorraad dranken en materialen in de publieks- en artiestenfoyer, opstellen van aankooplijsten, contacteren van en negotiëren met leveranciers en eventueel zelf aankopen van de nodige ingrediënten en materiaal met respect voor beschikbare budgetten om een vlotte en continue werking te garanderen.

·         In samenspraak met de verantwoordelijke gebouwenbeheer een wekelijkse planning opmaken voor het klaarzetten van de verschillende ruimtes (tafels, stoelen, projector, …). Deze planning vertalen in personeelsbehoeften en indien gewenst vrijwilligers of tijdelijke medewerkers (PWA) oproepen.

·         Actief aanwezig zijn tijdens de activiteiten.

 

 

 

Profiel

 

·         Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige organisatorische functie of in projectmanagement.

·         Je kan goed het overzicht bewaren en een veelheid aan input ordenen en analyseren.

·         Je bent stressbestendig en blijft accuraat antwoorden, ondanks de drukte.

·         Je brengt informatie helder over, zowel schriftelijk als mondeling.

·         Je bent goed tweetalig NL/FR, met daarbij uitstekend Engels

·         Je hebt kennis van internet, Word, Excel en Powerpoint.

·         Je bent gedreven, sterk georganiseerd, pro-actief, klantgericht en je legt gemakkelijk contacten op ieder niveau.

·         Je kan op een coachende manier vrijwilligers begeleiden en ondersteunen.

·         Je aanpak getuigt van dynamiek en enthousiasme.

·         Je bent efficiënt, rigoureus en je hebt oog voor details.

·         Jouw kennis van de artistieke en/of evenementenwereld is een pluspunt.

·         Je bent voldoende flexibel om het cultuurcentrum regelmatig tijdens activiteiten, die zich

ook ‘s avonds en in het  weekend afspelen, te vertegenwoordigen.

 

Aanbod:

 

·         Je werkt in een prachtig gerenoveerd historisch gebouw met een belangrijke uitstraling op lokaal en regionaal vlak.

·         Je maakt deel uit van een dynamische, ambitieuze en gedreven groep.

·         Je wordt een belangrijke schakel in het team van De Grote Post, een cultuurcentrum in volle bloei.

·         Je komt terecht in een aangename werksfeer en een professionele organisatie.

·         Een gevarieerde job in de culturele sector.

·         Een voltijds contract van onbepaalde duur, met een glijdend uurrooster.

·         Een goed gelegen werkplaats, makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.

·         Je krijgt een salarispakket dat in verhouding staat met opgebouwde ervaring en competenties (Verloning volgens de CAO Podiumkunsten: PC 304).

 

Reageren?

 

 

Heb je interesse om te werken aan een gloednieuw project? Aarzel niet en stuur vóór zondag 31 maart 2013 een gemotiveerde brief met je cv naar vzw Cultuurcentrum De Grote Post, ter attentie van Stefan Tanghe, algemeen directeur, Hendrik Serruyslaan 18A,  8400 Oostende of per e-mail naar joeri.proot@degrotepost.be met als onderwerp ‘Vacature onthaal & vrijwilligerswerking’.